こんにちは！就労継続支援B型事業所かなうラボ利用者のカナタです。
今回は、オンライン学習サービスの講義「リモートワークでも伝わる文章を書く3つのコツ」のポイントと感想を書きました。
講師を務めるのは、フリーランスの編集者＆ライターの赤羽博之さんです。
かなうラボでは、学習の一環としてオンライン学習サービスが取り入れられています。
ビジネススキルやメンタルヘルスなど様々なジャンルの講義があり、その道のプロから実践的なスキルが学べます。
私が本講義に興味をもったのは、ブログを書いたり職員さんとやり取りをしたりと文章を書く機会が多いからでした。
かなうラボでは、テキストメッセージで職員さんと日々のやり取りをしています。
本講義は、文章作成の秘訣がつまっているので、かなうラボでのテキストコミュニケーションにもすぐに役立つこと間違いなしです。
私も視聴後に、さっそくブログの書き方が変化したほど影響を受けたので、ぜひご一読いただけたら幸いです。
それでは、講義のポイントと感想をご紹介します。
文章で伝えるのが難しい3つの理由
講義の前半は、なぜ文章で伝えるのが難しいのかの解説でした。
その3つの理由を知るだけでも、文章の書き方を改善できると感銘を受けたので、ご紹介いたします。
①書いたものは独り歩きする
文章で伝えるのが難しい理由のひとつは「書いたものは独り歩きする」からだそうです。
「書いたものは独り歩きする」とは、自分が送ったメールの文章を誤解されてしまったときにその場でどうにかできないということ。
文章から誤解が生じて、意図せずして相手を怒らせてしまった経験はありませんか？
対面での会話であれば、相手に誤解されたと気付いたら、その場ですぐに誤解を解くことができますよね。
書いたものの場合は、そのような微調整ができないのが厄介なところです。
②決定権は相手にある
文章による誤解を防ぐために頭に入れておきたいのが「決定権は相手にある」ということ。
赤羽さんは、以下の事例をあげていました。
＜事例：相手の誤解をまねく文章＞
Bくんは、Aくんの自宅へ遊びに行く約束をしていました。
後日、Bくんが遊びに行くと連絡すると、Aくんは「何で来るの？」と返信。
BくんはAくんの返信に怒ってしまいました。
Aくんは「何の交通手段で来るの？」と聞きたかったのですが、Bくんは今さら理由を聞かれたと誤解して気を悪くしたのです。
自分が「こういうつもりで書いた」と思っても、相手が勘違いしてしまうと、それをひっくり返すのは大変なのだそうです。
③価値観の異なる相手に、曖昧（あいまい）な日本語で伝える
親子でも夫婦でも他人でも、みんな違う人間で価値観も違います。
価値観の異なる相手に、日本語という曖昧にできた言語で伝えねばならないので、誤解が生まれやすいのだそう。
例えば、「結構」という言葉には以下のとおり複数の意味がありますよね。
・「結構なものをありがとうございます」→Very Fine.
・「結構です」→No, thank you.
その他にも、「いいです」「ヤバい」「大丈夫です」のように、プラスの意味でも悪い意味でも使われる言葉もあります。
相手がどの意味で発しているかを、前後の文脈から判断する必要があるのです。
文章は誤解されて当たり前、ではどうするか？
文章は誤解されるのが当たり前で、スムーズなコミュニケーションができるほうが逆に奇跡的かもしれません。
まずは「文章は誤解されるのが当たり前」と良い意味で開き直る、そのうえで努力する必要があるそうです。
具体的には、私たち書き手が今まで以上に相手に対して気を遣いましょうということ。
「この文章で果たして相手に伝わるのかな、大丈夫かな」と細かい気遣いをすることが、私たちに実は求められているのだとか。
赤羽さんは企業の新人研修で必ず「そもそも相手はあなたの文章を読みたいと思っていません」と、伝えるのだそう。
メールボックスにある山のようなメールを、仕事だから仕方なく読む。
喜んで読んでいるわけじゃないのはお互い様なのだから、配慮し合おうじゃないかと。
相手に負担をかけない伝わる文章を書く3つのコツ
文章は誤解されて当たり前、相手はあなたの文章を読みたいわけではない。
その前提に立ったとき、私たちに必要なのは、相手に負担をかけない伝わる文章を書くことです。
講義の後半では、読み手のストレスを減らす3つのコツが紹介されていました。
赤羽さんが、わかりづらい文章の例をあげて、問題点と解決策・添削例を解説する形式で進んでいきました。
かなうラボを利用開始したあかつきには、ぜひ講義の後半もご覧になってみてください。
ここでは、簡単に結論をご紹介します。
コツ①結論は小分けに
相手が文章を「読み解くストレス」を減らすために、一文は短く・結論は小分けにすることが大切。
一文は60字以内に収め、内容を詰め込み過ぎないように。
60字超えは赤信号・40字超えは注意信号だそうです。
コツ②スッキリ＆スリムに
不用意な言葉の重複や書かなくてもわかることは省くことで、読み手の負担を減らせます。
一文の中に同じ言葉が何度も出てくると、文章が長くなるうえに「くどい・しつこい」印象を与えるそうです。
コツ③数字で具体的に
意味に幅のある表現を避け、数字の活用を。
修正前：「朝からたくさんのお客様がおいでになり」
改善例：「午前中だけで20組の来客」
「朝」や「たくさん」という表現は、人によって捉え方が異なるためです。
最後に受講生からの質問に答えて、講義は終了となりました。
講義を視聴した感想3選
講義から得た気付きや感じたことをまとめたいと思います。
①文字数への意識が変わった
この講義を視聴したことで、一行の長さに対する意識が変わりました。
本記事の文章を、一文60字以内で書いてみたのです。
一文を何文字とするかは諸説ありますが、60字以内という基準はよく見かけます。
私も知っていたものの努力義務のようなものだと思っていて、70字近くの文字数になることもありました。
しかし、赤羽さんの添削例を見て、一文は短く書こうと思えば書けますし、その方が読みやすいことに気付きました。
60字超えは赤信号・40字超えは注意信号を基本にしていきたいと思います。
②ビジネスで飛び交う曖昧な表現に気を付けよう
「コツ③意味に幅のある表現を避け、数字の活用を」は、認識の齟齬を減らせるので、ビジネスにすぐに役立つと感じました。
上司からの指示で「時間があるときにやっておいて」「なるはやで（なるべく早く）」と言われて、困った経験はありませんか？
上司が具体的に、いつ頃の完了を望んでいるかが曖昧ですよね。
その他にも「週末までに」といった表現も、人によって捉え方が違うので注意が必要だと感じています。
まず、『ＮＨＫことばのハンドブック（第２版）』（2005年）の「週末」の項（p.100）では、このように示しています。
「週末」は、指す範囲があいまいなので、注意する。
1.土曜日
2.土曜日と日曜日
3.金曜日の夜から月曜日の朝まで
【NHK放送文化研究所「週末っていつ？」より引用】
人から「週末までに」と言われたら、日付と曜日・何時までかも確認すると安全ですね。
また、私自身も人とやり取りする際に、解釈に幅があって相手を困らせる表現はしないように注意したいと思います。
③「文章は誤解されて当たり前」と知って気が楽になる
今回の講義で印象的だったのが「文章は誤解されて当たり前」ということ。
私はテキストメッセージのやり取りが苦手で、相手に誤解されやしないかと不安になりながら文章を考えていました。
誤解のない文章を書く努力を放棄するわけではありませんが、文章は誤解されやすいものと知って、健全なあきらめができました。
また、メッセージを書く際に、闇雲に全方位に注意を張り巡らしていると疲れます。
今回、赤羽さんが以下の3つのコツを示してくださったので、そこに注力していくだけでも、効果的に誤解を減らせそうです。
コツ①結論は小分けに
コツ②スッキリ＆スリムに
コツ③数字で具体的に
「リモートワークでも伝わる文章を書く3つのコツ」のポイントと感想は以上です。
オンライン学習サービスには、このような良質で実践的な講義がそろっています。
もし、かなうラボをご利用になる際は、ご自身の興味や所属するコースにあわせて活用してみてくださいね。
最後までご覧いただき、ありがとうございました。
