こんにちは、mayoです。
オンライン学習サービスで学習して感じたこと。
昨今のインターネット事情で、ホウレン草が出来ていない、投げっぱなしの人が非常に多い。
その分、考える事が苦手になっている人が増えているとのことで「確かに」と思える内容でした。
【理由】
・失敗すると怒られる経験が多い
・連絡手段が多く、何をどこで言うか迷う
・最初にルールを教わっていない
最先端だからこその悩みかもしれません。
問題① 上司に相談
丁寧な文章が必要でもあまりにも前のめりになりすぎると文章が遠回しになりがち。
大事なのはいつ、どこで、なぜ…等の理由を明確にしてから伝えることが重要であること。
関係のない話しは極力避けるのがマナー。
正しい文章は難しいですが、出来る限りの礼儀を添えることを忘れないようにしたいと思わされました。
【理由/解決策】
•まず答えを言う「どうしたい？」
•次に理由を言う「なぜ？」
•最後に数を言う「いつ・いくつ・どれくらい？」
•最後にお願いをする「どうしたらいい？」
問題② 会議参加者に詳細の依頼を送る
よかれと思って文章で伝えようとしがち。ですが、丁寧=長文ではないと言うことを知ることが大事になります。
本当に大事なポイントはいかに相手に正しく情報を伝えること、極論、本当に大事な事は”箇条書き”が理想的である事を忘れないようにしましょう。
【理由/解決策】
•要点の答えを先に言う「これを教えて」
•次に理由「会議で使うから」
•期限を言う「2026/01/10まで」
•最後に感謝「ありがとう」
•命令口調にしない
•長い説明をしない
問題③ 同期に会議議事録を代わって貰うための依頼を送る
先の2件に続き簡潔に纏めることが必要であり親しき仲にも礼儀あり、要点を纏めて綴ることが重要。
そもそも議事録の作成を代わって貰う場合、主催者に相談すれば済むことなので、相談者を間違えてはいけない。
これはライティングに限らない話ですね。
【理由/解決策】
•先にお願い「議事録を代わってほしい」
•その後理由「別の作業が重なっているから」
•期 限を言う「2026/01/08まで」
•最後にお礼「助かります、ありがとう」
相談する際のお礼の気持ちはしっかりと相談者にも伝える。
問題④ 伝わりにくいメールの傾向
必要な情報を詰め込もうとして長くなりがち。長いと相手に伝わりにくくなる場合があるので注意。
情報量が多い割に重要な情報が抜けている事が多い。この場合、すべてが言い訳などネガティブな印象を与えやすくなるので気を付ける事。
報告といいつつ、文が長くなりがちな場合、駄文にならないように”箇条書き”を利用する。
ビジネスツールとして使うにあたり長文（言い訳）は特に不要になるので箇条書きにすべき。
そしてメール一通に対して1つの内容を書くくらいの気持ちで簡潔化させると好印象が与えられるそう。
ただただ文字数を稼ぐのではなく、要点を纏めていく努力を忘れずにしていくべき。
今回の記事は自分が学ぶための記事になるのであんまり参考にならないかもしれませんが、「伝えることの大切さ」は常日頃から意識していけたらいいな、と感じました。
●なぜ今、文章力が重要なのか
1.文章のみでのコミュニケーション増加
2.リモート対応で必要になる
3.AI時代になっても指示を出すのは自分自身。
●文章作成速度が仕事の生産性に直結
1.働き方改革が進むなか仕事量は減らない
結果、早く返信が出来る能力が求められる
2.日々の仕事の中で使われる文章はサッと作れるように
3.生産的に作業するには文章力が重要
4.文章作成にはこれからはAIも活用する
そのための文章力が求められている
●文章力は思考力と連動する
1.文章を書くのが上手な人はアウトプットした文章を的確に見ることが出来る傾向が強い。
2.文章力の高い人は察しがいい
3.とにかく思考力を駆使して文を考える
●ビジネス文書の礼儀作法
ビジネス文章には段階があり、敬語や丁寧語…他にも仲の良い相手には崩したタメ口など、TPPO(TIME/PLACE/PERSON/OCCASION)の把握して正しく作ることが求められている。
●まとめ
文面だけの関係も今では当然のようにあります。豊富な語彙を得て、スムーズなやり取りを行うことが出来るのはそれは社会性に繋がれる交流の1つです。
上手く伝える。
新たな目標が出来てしまいました。
ここまで読んで下さったあなたはどうですか？
文章力はどの程度あるでしょうか。
是非一緒に文を書くことの大切さを振り返ってきませんか？
日本語は難しいですが文字にして伝える事のバリエーションの多さも世界一です。
上手になりたいですね。
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