「タスク管理が苦手な人の紙一枚仕事術」

こんにちは！就労継続支援B型事業所カナウラボのゆうです😄今回の記事のタイトルは「タスク管理が苦手な人の紙一枚仕事術」です。

今回も日頃カナウラボの業務で学んでいることをアウトプットして記事にしました( ^ω^ )

それでは、早速本編に入っていきましょう😀

今回は１枚のシートで簡単にタスクを管理できる紙１枚仕事術について解説します。

タスク管理と言われる物は世の中にたくさんありますが、抜け漏れだとか先送りだとか段取りだとかは決して甘くないです。それを紙１枚にぎゅっと詰め込んでタスク管理を行うのが紙１枚タスク管理術です。

それでは早速紙１枚タスク管理術のシートの書き方を説明していきたいと思います。

ステップが４つあります。

ステップ１がタスクに「名前をつける」です。いつ、誰に、何を、どうするというのを明確にすることが大切です。タスクの目的をはっきりさせることが目的です。

続いてステップ２が「タスクをサブタスクに分解する」です。

例えば、カレーを作ることがタスクだとしたら、ご飯を炊いておくだとか、具材を切るとか、ルーを入れるとか、そういう細かい１つ１つがサブタスクになってきます。

続いてステップ３が「サブタスクのステータスに○をつける」です。

サブタスクを実際に誰がやるのかを明確にするという目的です。自分・相手・予定・いつかのいずれかに○をつけます。

最後のステップ４は「タスク・サブタスクの着手日と締め切り日を決める」です。着手日と締め切り日を決めることで段取りがうまくなります。

１個のタスクに対して紙１枚にまとめます。

タスク管理は最初はタスクを分解することが難しいかもしれませんが、何度も行なっていくうちにタスクの分解に慣れてきて簡単にできるようになってきます。

サブタスクはいくつくらいが丁度いいですかという質問がきそうですが、だいたい５つか６つくらいが丁度いいです。

続いては紙１枚仕事術がなぜタスク管理に有効なのか解説をしていきたいと思います。

まず１つ目が抜け漏れ、忘れの対策になるという点です。これは簡単なことで書くことで忘れないですし、むしろ書くことで安心して忘れることができるわけです。忘れてもいい状態、なぜなら読めばいいからという状態が作れます。

２つ目が先送りへの対策という点です。先ほどステップでタスク２でタスクをサブタスクに分解するというものを説明しましたが、カレーの例をまた出しますと、カレーを作ってくださいと言われていきなりバーンとカレーを作れる人はいませんよね？

ある程度行程を想像できるからカレーが作れるわけです。

カレーを作ってと言われてカレーの作り方が分からなければ作りたくないですよね？作る気持ちが出てこないと思います。

それって先送りの要因になるんですよね。カレー作るのやめとこうってなってしまいます。

サブタスクの分解をすることでこのように先送りになる要因を防げます。

最初にご飯炊いとけばまぁ進むかな？

そうしたら、具材を切ろうかな？

そうしたら例えば、ジャガイモの皮を剥くとこからやっていこうと思えます。

このようにやれる一歩一歩を目の前に提示されるとやろうかなと思えるので、

それが先送り対策になります。

３点目が過度な自責抵抗への対策という点です。

少し難しいのですが、何でも自分のせいにしてしまう人っていますよね？

そうするとタスクがうまくいかないと人がやることも自分が助けてあげないとという風になってしまうのですが、そこまでしなくても大丈夫だって時が

結構多いことがあります。

そこでこれは自分がやるところ、これはあなたがやるところですよという風に自分と相手の境界をきちんと作ることが重要です。

４点目が段取りが苦手というところの対策になる点です。段取りがうまい人って締め切りまでになんとか仕事を終わらせられる人っていうイメージがあると思うんですが、そうするとどういう人が締め切りを守れるかという

と、

最終的な締め切りはしっかりと握っておいて逆算していくと最初にいつ手をつけなければいけないのかとか途中段階でここまで何日までに行なっていなければならないのかということが分かっている人だと思います。

ですのでステップ４のタスク・サブタスクの着手日と締め切り日を決めるというのが分かっているといつまでにどのサブタスクまで進んでいれば大丈夫なのかというマラソンのラップタイムみたいな感じで、

２０キロメートル地点だと何分何秒で進んでいれば大丈夫なのかというのが分かっているので最終的に締め切りを守ることができる。段取りがうまくなるということです。

続いては集中しづらさへの対策ということです。

１枚の紙にタスクをまとめることで集中する点をぎゅっと絞ることができるので集中しづらさへの対策となります。

最後にタスク管理「鬼５則」の方を紹介したいと思います。

①タスクは書き出せ、覚えようとするな

②タスクは「できる」手順で分解しろ！

③実行者をハッキリさせろ！

④すべての手順に着手日と締め切り日をつけろ！

⑤今やる手順にだけ目を向けろ！

さて今回は「タスク管理が苦手な人の紙一枚仕事術」というタイトルで記事を書いてきましたがいかがだったでしょうか(^ ^)

日頃の仕事でタスク管理が苦手だという人は是非今回の記事を参考にして紙１枚タスク管理術をマスターしてみてくださいね😃

それでは就労継続支援B型事業所カナウラボのゆうでした( ^ω^ )

今回も最後までご覧いただきありがとうございました！